How much work, not how many hours — Time-based or effort-based? It depends.

Zaman elbette önemli bir parametre. Ancak projelerin sadece tahmini süreleri üzerinden değerlendirilmesi, bazı durumlarda eksik ya da yanıltıcı sonuçlar doğurabilir. Özellikle belirsizlik, yaratıcılık ve çok paydaşlı çalışma gerektiren işlerde, “kaç saat sürer?” sorusu, bazen yüzeysel bir kestirime dönüşebilir.

Unutulmamalıdır ki:

Zaman bir sonuçtur. Asıl ölçülmesi gereken, işin kendisidir — yani efor, yani yük.

İşin Yükünü Anlamaya Yönelik Alternatif Bir Yöntem: Story Point

Daha kapsamlı ve dengeli bir değerlendirme için, işi yalnızca zaman cinsinden değil; aynı zamanda karmaşıklık, risk ve hacim gibi parametrelerle birlikte ele almak gerekebilir.

Bu noktada story point yaklaşımı alternatif bir yol olarak değerlendirilebilir.

Bu yöntemde, iş küçük parçalara bölünerek; her bir parçanın karmaşıklığı, belirsizlik seviyesi ve yaratıcı yoğunluğu gibi faktörlere göre puanlanır. Bu puanlar zaman değil, “göreli büyüklük” üzerinden verilir.

Örneğin;

• 3 SP’lik bir iş kısa, net ve daha öngörülebilir bir yapı olabilirken,

• 8 SP’lik bir iş birden fazla ekran, akış veya entegrasyon içerebilir.

Bu sistemin avantajı, yalnızca işin büyüklüğünü değil; aynı zamanda bilinmezliğini ve operasyonel riskleri de hesaba katmasıdır.

Farklı Ortamlar, Farklı Yaklaşımlar

Story point kullanımı her zaman gerekli midir? Elbette hayır.

Özellikle daha tanımlı, belirli çıktıları olan projelerde veya belli bir saat aralığında tamamlanacağı öngörülen işler için, doğrudan adam-saat (efor) yaklaşımı son derece geçerli ve pratiktir.

Kimi zaman organizasyonel yapılar, ekip alışkanlıkları veya proje ölçeği, doğrudan saat bazlı planlamayı daha uygulanabilir hale getirir. Bu da son derece doğaldır. Burada önemli olan, hangi yöntemin hangi bağlamda daha uygun olduğunu değerlendirebilmektir.

Efor & Story Point: Kesişen Zeminler

Aslında bu iki yaklaşım birbirini dışlamaz.

Story point sistemini kullanan ekipler de, geçmiş projelere bakarak ortalama bir SP’nin kaç saate karşılık geldiğini analiz eder ve tekliflerini buna göre hazırlar.

Yani ister story point, ister adam-saat yöntemi kullanılsın; önemli olan, işin kapsamını doğru anlamak, bunu şeffaf bir şekilde ifade edebilmek ve projeyi hem ekip hem müşteri açısından sürdürülebilir bir zemine oturtabilmektir.

Alternatif Bir Değerlendirme Süreci

Eğer story point yaklaşımını değerlendirmek isterseniz, şu adımlar izlenebilir:

1. Projeyi fonksiyonel bileşenlerine ayırın.

2. Her bileşenin karmaşıklık seviyesini ve öngörü zorluğunu tartın.

3. Her parçaya göreli bir puan (SP) verin.

4. Geçmiş projelerle ilişkilendirerek, 1 SP’nin ortalama süresini ve maliyetini çıkartın.

5. Böylece ortaya çıkan toplam SP sayısıyla, daha bütünsel bir tahminde bulunabilirsiniz.

Örnek:

“Bu iş toplamda 34 SP. Ortalama 1 SP maliyetimiz 160€, yani teklifimiz 5.440€.”

Bu yapı, özellikle kapsamın ilk başta net olmadığı veya yaratıcı süreçlerin ağırlıklı olduğu projelerde daha esnek ve sağlıklı bir zemin oluşturabilir.

Sonuç

Her projenin dinamiği farklıdır.

Bazı işlerde adam-saat ile ilerlemek daha net sonuçlar verirken, bazı projelerde story point gibi daha göreli sistemler işin büyüklüğünü daha iyi ifade edebilir.

Önemli olan; işin ağırlığını, kapsamını ve belirsizliğini anlamaya çalışmak; ardından da o işin doğasına en uygun yöntemi tercih etmektir.

Bu sayede hem ekipler daha rahat plan yapabilir, hem de müşteriyle kurulan iletişim daha öngörülebilir bir zemine oturur.

Yani mesele sadece “kaç saat sürer?” değil, “bu iş ne kadar yüklü?” sorusuna da birlikte cevap aramaktır.

🇬🇧 English version

Don’t Sell Hours, Understand the Weight of the Work

When it comes to pricing a new project, one of the first questions often asked is:

“How many hours will this take?”

While that’s a reasonable question from a planning perspective, it might be worth pausing for a moment before jumping into an answer.

Because yes, time is valuable. Everyone works hard, manages calendars, and makes space in their day. But pricing a job solely based on how long it might take often leads to incomplete or misleading estimations.

Time-based predictions usually come up early in the process—before the real complexity of the work is fully understood.

When someone says, “This will take 20 hours,” have they truly assessed the work?

Or are they simply offering a round number that sounds reasonable?

Let’s not forget:

Time is a result. What we really need to measure is the work itself—its weight, its effort

Measuring the Work: A Story Point Perspective

Instead of estimating based solely on hours, try breaking down the project and weighing each part.

Start by analyzing the project in detail.

How complex is it? How many moving parts are there? What’s the likelihood of revisions? How much internal collaboration will be needed?

Once you’ve answered these, you can use a story point-based system to evaluate the work.

Assign a point value to each function or flow.

A 3-SP task might be a simple, repeatable pattern with a clear outcome.

An 8-SP task might involve multiple screens, user flows, or integrations.

This approach allows you to account not just for the size of the work—but also for its ambiguity, risk level, and creative intensity.

In short, you’re not just seeing the task—you’re seeing its full story, its parts, and the weight each part carries.

Different Teams, Different Needs

Now, does that mean story points should always be used? Of course not.

In many environments, especially where scopes are well-defined and deliverables are straightforward, estimating by effort—in hours or days—can be a very natural and effective method.

Sometimes, the team structure, project type, or organization’s workflow is better suited to time-based planning. And that’s completely valid.

The key is to choose the method that fits the context—not to treat one as inherently better than the other.

Story Points & Effort: Not Mutually Exclusive

In fact, the two approaches often complement each other.

Teams working with story points usually rely on historical data to determine how long a single point typically takes—then use that to forecast durations and budgets.

So whether you use story points or hours, the real goal is the same:

Understand the work, communicate clearly, and create a shared sense of scope and expectation.

A Sample Approach Using Story Points

If you’re considering using a story point approach, here’s a simple framework:

1. Break the project down into functional components.

2. Evaluate the complexity and level of uncertainty for each.

3. Assign a relative point value to each part.

4. Look at past projects to identify your average cost and duration per SP.

5. Build your estimate accordingly.

Example:

“This project totals 34 SP. Our average cost per SP is €160, so our proposal is €5,440.”

This kind of structure can help set clearer expectations—especially in projects where the scope is evolving or creative thinking plays a large role.

Final Thoughts

Every project is different.

Some are better suited to hour-based estimates. Others benefit from story point-based forecasting.

The important thing is not to choose one method over the other, but to start by understanding the work—its scope, its weight, and its uncertainties.

Once that’s done, choose the framework that makes the most sense for your team and your client.

Because at the end of the day, the question isn’t just “How long will this take?”—

It’s also “How heavy is this work?”